domingo, 13 de marzo de 2016

El ejercicio de las Relaciones Públicas en una organización

Por Teodoro Briceño de la Parra

Cada vez es más importante el ejercicio de las Relaciones Públicas en la vida empresarial, institucional, gubernamental y personal, por lo que significa para estas organizaciones ante la realidad de que apostarle a esta disciplina significaría ahorros verdaderamente considerables en la preservación de una imagen y una adecuada comunicación con los diferentes públicos con los que tiene relación la entidad actuante o comunicante.
Cada institución variará –de acuerdo a sus propias posibilidades y recursos- en la intensidad con la que maneja las relaciones públicas, de acuerdo a los objetivos que se tengan y en esa medida construirá sus acciones como hechos comunicables.
Pensar en esos hechos comunicantes como mensajes específicos, concretos, que no se salgan ni propicie la divagación sobre lo que la empresa o institución quieren dar a conocer, que no fluctúen entre una anécdota y una experiencia que quede grabada en la mente de las personas.
Una persona dedicada a las relaciones públicas debe saber organizar y dirigir eventos que sean actos de comunicación con la claridad del público al que quiera dirigirse, para lo cual deberá hacer una análisis exhaustivo de éste, es decir una persona dedicada a las RRPP deberá un profesionista de la imagen, pero de una imagen estudiada, de una imagen construida en torno a todo lo que encierra el objeto de las relaciones públicas, es una persona profesional en el ejercicio del establecimiento de vínculos.
Sabemos que no es nada fácil comenzar este ejercicio, porque existen muchas cosas en torno a las relaciones públicas como la preparación, la proyección, la acción misma, los indicadores de resultados, insumos, elaboración de objetivos. Es la práctica del flujo de información entre una organización y sus diferentes públicos. James E. Grunig y Todd Hunt “Managing Public Relations”.
Antes de continuar, creo exponer primero qué no son las relaciones públicas; no es marketing (pero van juntos vende y crea marca), no es publicidad, no son ventas.
Pero lo que sí es “difusión gratuita” y una experiencia de vida.
En pleno siglo XXI debemos saber que algunas de las actividades que están involucradas en las Relaciones Públicas Interactivas son a través de Medios Digitales, Redes Sociales, buscadores, etcétera.
Considero que la gestión de la reputación –buena reputación-, de una organización o entidad con la que se trabaje es muy importante para las empresas y los negocios, en ese sentido debemos reconocer que la red digital es una herramienta fundamental en torno a las RRPP.
El monitorear todo lo que se diga en la red acerca de la institución para la que se trabaja es fundamental, y la gestión es para que todo eso sea positivo (aunque variará de acuerdo a la institución para la que se trabaje). En algunos casos, monitorear nos servirá para detectar posibles crisis y prevenirlas, en su caso aplicar una manual de respuesta.
Es importante que en la oficina de Relaciones Públicas exista una persona que se dedique a monitorear en las redes, en medios de comunicación e información y comunique al publirrelacionista cualquier mensaje, dato o información que ponga en duda la buena reputación de la empresa, o detecte cualquier situación que la ponga en peligro, a fin de diseñar una estrategia comunicativa que la supere o la erradique antes de que aparezca o se transforme en un verdadero problema para la entidad para la que trabaja.
El ejercicio del monitoreo en las relaciones públicas también representa una gran posibilidad de detectar oportunidades para transmitir una buena imagen de la empresa o institución para la que se trabaja.
Es conveniente que reconocer que las Relaciones Públicas  y quien trabaja en estas áreas son quienes representan a una empresa, institución, gobierno o a una persona.
El publirrelacionista debe saber que su función es construir relaciones fuertes con sus públicos, que estos públicos se casen o se comprometan con la institución, la conozcan, sepan de sus experiencias positivas y trabajar para que estas relaciones se mantenga con el tiempo.
Para lograr lo anterior, debemos hacernos algunas preguntas ¿cómo debe ser la empresa hacia dentro y cómo hacia afuera? ¿Cuál queremos que sea la identidad y su percepción en los distintos públicos? ¿Cómo debe su relación con los gobiernos, otras instituciones u organizaciones? ¿Cómo interesarles de manera positiva?
Un aspecto a considerar en cuanto a los medios de comunicación se refiere, es nuestra relación con ellos, qué tanto vamos a profundizar en nuestra relación con ellos, cuál deberá ser nuestro trabajo efectivo, y la misma naturaleza de las relaciones públicas nos indican que deberán ser de acercamiento, de conquista, porque no van a estar con nosotros si no generamos una relación continua y oportuna. Las relaciones públicas continuas con los mass media nos van a permitir ser visibles cuando los necesitemos y nos van a generar otros tantos ahorros significativos.
Como especialistas en relaciones públicas debemos saber construir historias interesantes, y ¿cómo se consigue esto? pues sencillamente estudiando, leyendo mucho, enterarnos de eventos noticiosos, participando en eventos comunitarios, observando a detalle el entorno.
En el ejercicio de las relaciones públicas estamos constantemente asesorando, haciendo coaching para hablar en público, para participar en debates, tanto de quienes lideran nuestra organización como nosotros mismos. No olvidar que el experto en relaciones públicas debe estar actualizado en los acontecimientos o aspectos más relevantes de su entorno.
El publirrelacionista debe ser un experto en el lobby o cabildeo, que conozca los intereses de los distintos públicos, que conozca las conexiones entre estos mismos y con la empresa para la que trabajamos, que sepa conjugar los intereses de los distintos actores en bien de la comunidad en la que se está inmerso, porque será la misma comunidad quien alimente y dará sentido a lo que busca la organización actuante o comunicante, porque el conocimiento es poder en las RRPP, con el conocimiento puedes acceder y hacer llegar el mensaje a los diferentes públicos.
Fundamental es saber que no se pueden hacer relaciones públicas si no se conocen la misión, visión, objetivos y valores de la organización, que sepa reconocer lo que hace diferente e interesante a la empresa para la que se trabaja de la de su competencia, cuál es el valor agregado, el plus.
Y para finalizar, hay que recordar que en todo momento es necesario actuar con ética profesional a fin de que nunca se pierda la confianza por parte de los distintos públicos en las instituciones, las personas, empresas u organizaciones para las que trabajamos.
Fija en tu mente que haces relaciones públicas exitosas para la organización para la que trabajas y para ti mismo.


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